Сегодня порядок хранения и утилизации документов в государстве определяются двумя основными нормативными актами.
Утилизация (уничтожение) документов – далеко не такой простой процесс, как могло бы показаться с первого взгляда. Те сотрудники организаций и учреждений, которые работают с документацией на бумажных носителях, раньше или позже сталкиваются с проблемой утилизации ставших ненужными документов. По мнению обычного обывателя, следует просто вывезти их на мусорную свалку. Но при ближайшем рассмотрении вопроса все окажется несколько сложнее.
Специалисты могут объяснить, что перед утилизацией вся документация должна пройти скрупулезную инвентаризацию. Судьбу некоторых документов, которые он использует и за которые отвечает, сотрудник подчас способен решить самостоятельно. Но среди них попадаются и такие, для утилизации которых понадобится предварительная консультация и согласование с руководством.
Иногда для этого нужно прибегнуть и к помощи информации, размещенной в различных нормативных актах. В них регламентируется обращение с документацией, а также разъясняется порядок их хранения и процесс уничтожения.
Особого внимания требует утилизация документов, содержащих о компании такую информацию, которая не подлежит огласке. Бумаги, несущие коммерческую тайну, просто так выбрасывать нельзя.
Следует помнить и о том, что неграмотно проведенное уничтожение документации способно нанести ущерб как компании-собственнику, так и всему архивному фонду страны. Именно эти аспекты определяются специальным законодательством о хранении первичной документации, которое обязательно для исполнения и частными, и федеральными компаниями.
Сегодня порядок хранения и утилизации документов в государстве определяются двумя основными нормативными актами – законами Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» и «О бухгалтерском учете».
Большая часть документов той или иной организации подлежит утилизации в том случае, когда заканчивается срок хранения архива. Обычно уничтожение таких бумаг организация осуществляет своими силами, но иногда это поручают и специализированным фирмам, выполняющим утилизацию на профессиональном уровне.
Следует различать два взаимно противоположных вида утилизации. В первом случае она носит законно запланированный характер, но иногда может быть и преднамеренно-вредоносной. По этой причине существуют и разные типы архивных учреждений: одни занимаются уничтожением документов, другие – их восстановлением. Поэтому грамотный архивный специалист должен разбираться в методиках обоих направлений, что поможет ему качественно выполнять свои служебные обязанности.