Чтобы учесть и проконтролировать движение товаров по пути от поставщика к покупателю, всегда оформляются документы, которые предусмотрены условиями поставки.
Чтобы учесть и проконтролировать движение товаров по пути от поставщика к покупателю, всегда оформляются документы, которые предусмотрены условиями поставки. Такими документами являются счет (счет-фактура) или накладная (товаро-транспортная накладная). Эти документы играют роль приходно-расходных и внутри любой торговой фирмы при расчетах между ее подразделениями.
Обязательные атрибуты накладной
Любая накладная должна иметь дату оформления и номер, в ней должны быть указаны поставщик и получатель. В списке указываются наименования товаров, количество в заранее определенных единицах, цена и стоимость, а также общая стоимость всех отпущенных товаров. В некоторых случаях документ включает дополнительные реквизиты (например, серии изделий). Накладная должна быть подписана лицом, ответственным за выдачу материальных ценностей, и лицом, ответственным за прием, а также заверена печатями поставщика и получателя. Любая накладная оформляется в нескольких экземплярах. Количество экземпляров определяется условиями передачи в договоре между организациями. Оно не может быть меньше двух.
Как принять товар без документов
Бывает, что товар поступает на склад без документов, или документы оформлены лишь на его часть. Можно ли его принять и как это сделать?
Товары, поступившие на склад без документов или частично указанные в накладной, принимаются комиссией с оформлением «Приемного акта», в котором указываются фактические количества и состояние изделий и упаковки.
Несоответствие количества или качества
Иногда количество и наименование товара, указанные в накладной, могут не совпадать с фактическим его наличием. В других случаях количество и наименование совпадают, но изделия оказываются поврежденными или испорченными полностью или частично. Принять такой товар можно, составив акт о расхождениях. Для этого собирается комиссия с участием материально ответственного лица организации-получателя и представителя поставщика. Если представитель поставщика прибыть не может (или это не обязательно по договору), акт составляется с участием сотрудника предприятия-получателя. Акт о расхождениях должен быть оформлен комиссией в 2-х экземплярах. Один экземпляр направляется вместе с претензией поставщику (о том, как составить претензию на некачественный товар поставщику, можно узнать по ссылке). Товары, по которым расхождений нет, не указываются в акте. О составлении акта делается запись в накладной.
Оприходование
Кроме подписи приемщика с расшифровкой накладная оформляется штампом «Оприходовано». Приемка оформляется материально ответственными лицами организации-получателя также и в «Журнале поступления товаров». Все товары, поступившие на склад получателя, должны быть оформлены документально в день поступления. Если это по каким-то причинам невозможно (потребность в оценке эксперта, сомнительное качество, расхождения в ценах), в отчете делается запись о неоприходованном товаре. При этом указывается причина, поставщик и общая розничная стоимость.