Любое учреждение, будь то государственное предприятие или частное, обладает своей документальной базой.
Любое учреждение, будь то государственное предприятие или частное, обладает своей документальной базой. И для каждого документа, находящегося в ней, есть определенные сроки, по истечению которых он передается в архив для дальнейшего хранения. В согласии с законом, проводя архивные работы, все учреждения обязаны следовать установленным нормам.
Эти нормы изложены в ФЗ - N 125, который называется: «Об архивном деле в Российской Федерации» и датируется первым октября 2004 года. Он был опубликован 27 октября того же года. В нем сообщается, что для каждого вида документов работники учреждения, руководствуясь законодательством, устанавливают сроки, после которых бумаги передаются в архив. А также определяется продолжительность их хранения в архиве.
Для документов, вышедших из делопроизводства, создается комиссия с целью определения их ценности. Это выполняется одним из двух способов:
- назначением комиссии из служащих данного учреждения в количестве трех человек или более;
- созданием комиссии из сотрудников Архивных Фондов и работников специализированных компаний, обладающих лицензией для проведения подобных экспертиз.
После того, как комиссия принимает решение, позволяющее передать документы на архивное хранение, выполняется систематизация бумаг:
- переплет или подшивка файлов в плотную обложку, при этом документы должны быть доступны для чтения;
- нумерация страниц в правом углу сверху буквами арабского алфавита;
- размещение дополнительных материалов нестандартного размера, прилагающихся к документу, в специальном конверте с обязательным письменным перечислением этих материалов;
- создание подробной описи каждого дела, и указание особенностей приложений и нумерации;
- приложение листа-заверителя;
- на обложке каждого тома указываются сведения о предприятии, а также начальный и конечный срок архивного хранения этих бумаг. Если же в состав тома входят документы, имеющие разные сроки хранения, это тоже отмечается на титульной странице;
После такого оформления каждого дела, создается общая опись документов, переданных на архивное хранение, и составляется акт, подтверждающий это. Акт передачи заверяется подписями членов комиссии.
Возможны два варианта архивного хранения дел:
- выполняемое силами учреждения. При этом выделяется специальная зона или помещение, оборудованное специальным образом. И назначается лицо, ответственное за хранение документов в соответствии с инструкциями.
- централизованное хранение в государственных учреждениях. Оно осуществляется в тех случаях, когда предприятие служит источником для создания муниципальных или государственных архивов.