Как и где нужно хранить документы? Ответ на этот вопрос интересует многих. Ответ на него зависит от того, каким именно сведениям нужно обеспечить сохранность.
Сегодня многие компании и организации предпочитают заключать договора о передаче первичной документации специализированным центрам обработки данных и документации. Росту популярности услуг таких фирм способствует, в том числе, и широкий перечень их возможностей. Так, они не просто принимают бумаги на хранение, обеспечивая их сохранность и конфиденциальность получаемых сведений, но и берут на себя сканирование документов, их уничтожение в соответствии с требованиями действующего законодательства, IT- архивирование (создание резервных баз данных) и многое, многое другое.
Но почему это так важно? Неужели компании не в состоянии самостоятельно обеспечить сохранность документации? Конечно, при желании создать архив вполне можно и без привлечения третьих лиц, но в большинстве случаев это потребует от владельца информации погружение в мероприятия, не имеющие отношения к непосредственной деятельности. А все потому, что для большинства первичных актов законодатель установил особые требования их хранения.
И в первую очередь речь идет о следующих документах:
- Кадровых. Эта группа включает в себя огромное количество самых разных актов, будь то приказы о приеме на работу, премировании, награждении и т.д. Сюда же входят трудовые договора, инструкции и положения и многое, многое другое. Для каждой группы установлены свои сроки хранения. К примеру, трудовые контракты организация должна сохранять в течение 75 (!) лет. Тот же срок установлен для личных карточек работников. Характеристики и резюме, если они не вошли в состав личных дел, работодатель вынужден будет хранить у себя пять лет. Более того! Для отдельных видов бумаг и вовсе законодатель предусмотрел весьма расплывчатую формулировку хранения – «до востребования». Стоит ли при этом удивляться, что многие организации предпочитают внеофисное хранение документов? Далеко не всякая фирма имеет достаточные площади для обеспечения сохранности огромного перечня бумаг в течение столь долгих периодов.
- Первичные учетные налоговые и бухгалтерские документы. Для многих из них законодательством установлены специальные сроки хранения. Но в любом случае они не могут быть меньше четырех лет. В среднем – пять.
Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации должно осуществляться с соблюдением требований ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Не менее подробно регламентирован и процесс уничтожения документации. Он осуществляется с соблюдением «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.
Стоит ли говорить, что на изучение всех этих норм и правил, компании-владельцу информации потребуется значительные временные и трудовые ресурсы. Вот почему многие фирмы идут другим путем, поручая описанные выше мероприятия профессионалам – тем, кто в совершенстве владеет необходимыми приемами и методами.