Электронный документооборот – требование времени

Даже самая небольшая организация не может осуществлять свою деятельность без оформления определенных официальных документов. Правильно их учитывать, хранить и оформлять в соответствии с действующими стандартами получается не у всех. Чем меньше организация имеет официальных контактов и формальных отношений внутри коллектива, тем меньше она создает документов. Разумно, что неформальные отношения нет необходимости официально документировать. Но как только возникает закономерная необходимость внедрения определенных стандартов, правил, формальных ограничений, то появляется потребность вести соответствующие документы: приказы, протоколы, акты, табеля, ведомости и пр. Регулярно заниматься их учетом, хранением и упорядочением. Так появляется особая система жизнеобеспечения компании - формальное делопроизводство, документооборот. Этот процесс должен быть строго регламентированным, проходить системно. Иначе в документации разобраться будет трудно, а со временем - невозможно. Хаос в деловых бумагах – не лучший помощник в делах. А отсутствие архивных документов иногда приносит ощутимый вред.

В каждой компании есть свои подходы к решению проблем ведения документации. Частично ее систематизируют на сервере, размещая в различных файловых хранилищах. Иногда используется электронная почта для обмена информацией, отправляется отчетность через интернет. Для работы в режиме электронного документирования обязательно нужно получить электронную подпись.

Мероприятия по ведению официальных бумаг имеют тенденцию усложняться, накапливаться. Если организация быстро развивается, то и документооборот увеличивается очень быстро. Тогда приходится принимать решение об его оптимизации – вводить бумажную или электронную систему ведения делопроизводства. Учитывая современные тенденции, нужно делать ставку на внедрение такого новшества, как электронный документооборот. Только какая из существующих систем будет эффективнее?

Основные понятия и термины

Документ – это единица системы документооборота. Такая же важная, как бит в кибернетике. Количество документов организации - не ограничено, но их вид и правила оформления имеют строгую установленную форму. Некоторые виды документов регламентируются специальными правительственными распоряжениями и имеют единые требования для всех.Официальные бумаги, документы создаются, учитываются, направляются, рассматриваются, перемещаются, хранятся или ликвидируются в рамках действующей системы документооборота, принятой в этой организации.

Документ – основа управления организацией. Он содержит в себе приказы, распоряжения, решения, и т.д. Формальное руководство деятельностью предприятия осуществляется с помощью соответствующих формальных бумаг.

Каждый официальный документ в системе правильного учета формальной информации получает специальный листок (карточку), на котором указывается тип документа. В особой табличке систематизированы параметры официальной бумаги, чем-то напоминающие систематизацию в библиотечных фондах. В электронных хранилищах документов собраны в определенном порядке данные с таких сопровождающих карточек (информация из полей таблицы). В отдельном месте хранятся сами электронные документы.