Каждая компания имеет обширный архив документов, причём, чем больше компания, тем сложнее собрать и сохранить этот огромный материал.
Каждая компания имеет обширный архив документов, причём, чем больше компания, тем сложнее собрать и сохранить этот огромный материал. Например, технологи и производственная лаборатория хранят необходимые для их вида деятельности ГОСТы, журналы, описания продукции. Бухгалтерия – счета и учётные карточки, кипы отчётов и расчетных документов.
В юридическом отделе формируются бумажные архивы с договорами, на полке всегда храниться Законодательство РФ с многочисленными дополнениями и изменениями к нему. Причём, чем интенсивнее развивается компания, чем больше становиться у неё партнёров, поставщиков и клиентов, тем больший объём бумажной документации скапливается. Для неё приходится покупать новые стеллажи. Чтобы быть в ногу со временем и ничего не упустить, приобретают новые издания, в которых публикуются Кодексы РФ, бюллетени, пояснения и рекомендации.
В хозяйственном подразделении корпят над документацией специалисты, сверяющие свою деятельность со СанПиН. В соответствии с ними они составляют свои акты, заверяют их, передают на утверждение. Строители, ремонтники, монтажники и персонал обслуживающий инженерные системы собирают свою коллекцию бумажных документов, сверяя их с требованием СНИП.
Есть ли возможность снизить эти колоссальные бумажные нагрузки? Да, если вести электронный документооборот по новым современным принципам, то, например, все необходимые для работы законодательные акты, СНИП-ы и ГОСТы можно найти в новейшем издании со всеми поправками в Сети Интернет, где публикуются всегда свежая база документов на сайте. Нужно сделать закладку и сайт будет открываться по одному щелчку мыши.
Что же делать с реестрами, техпаспортами, коммерческими предложениями, перепиской с поставщиками заявлениями сотрудников, ведь кипы этих бумаг должны быть сохранены? Сегодня их укладывают в огромные ящики, где хранят установленное законом время. Постепенно их количество накапливается до таких объёмов, что бывает трудно найти нужный документ. Вспомним, какой длинный путь проходит каждый из них пока попадёт в архив. Визирование, доработка, передача для ознакомления, сроки, корректировка, расхождение в версиях – это бумажная трясина, отбирающая полезную площадь предприятия и силы сотрудников. Что такое электронный документооборот?
Эффективные архивы, не занимающие офисной площади
Благодаря электронным технологиям у нас появилась возможность иметь хорошие архивы, где всё находится на своём месте, доступно и всегда под рукой, но при этом не занимающие офисных площадей. Чтобы создать такой архив нужно подключиться к системе электронного документооборота.
Архив размещается либо на сервере, либо на компьютере. В хранилище могут быть помещены любые форматы файлов, которые подразделяют по категориям, разделяя на входящие, приказы, бухучёт, личные карточки персонала, презентации, деловая переписка. История каждого документа сохраняется автоматически. Это удобно и эффективно.