Основные требования к уничтожению документов с истекшими сроками

29 Апреля 2019

Любая организация, независимо от сферы своей деятельность, масштабов производства имеет дело с большим количеством самой разнообразной документации. Бумаги и электронные файлы должны храниться в соответствии со всеми предъявляемыми требованиями, чтобы специалист мог своевременно найти нужную информацию, а также для предъявления документов проверяющим органам. Однако информация имеет установленные законом сроки хранения, после чего подлежит утилизации.

Уничтожение документов с истекшими сроками на www.archiv.ru выполняется в соответствии с установленными ранее требованиями. Эту процедуру могут проводить как специалисты организации самостоятельно, так и сторонние фирмы. Для уничтожения бумаг необходимо составить специальный акт. Как правило, в компании создается экспертная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации. Туда входят наиболее опытные и квалифицированные специалисты, которые смогут не просто проверить срок действия документа, но и грамотно оценить его практическую значимость.

Работу экспертной комиссии регламентируют законодательные и нормативные акты. Специалисты могут опираться на номенклатуру дел предприятия. При необходимости сроки хранения документов можно уточнить по типовым или же ведомственным перечням. Кроме того, в зависимости от практической значимости файла, работодатель или член экспертной комиссии имеет полное право увеличить срок его хранения, однако уменьшение срока хранения категорически запрещено.

Акт уничтожения дел считается обязательным документом при проведении процедуры утилизации. Любое дело разрешено включать в акт уничтожения только в том случае, если срок его хранения истек к 1 января того года, в котором будет проводиться процедура. Кроме того, согласно нормативным требованиям, любое дело требует полистного просмотра. Это необходимо, в первую очередь, для того, чтобы случайным образом не уничтожить какой-либо ценный документ.

Основная работа при составлении акта связана с тем, чтобы перенести информацию с обложки дела в сам документ. Если же обложка оформлена не до конца, то недостающие данные можно посмотреть в номенклатуре дел организации.

Акт должен быть подписан специалистом, выполнявшим экспертизу ценности дел, после чего он обсуждается на заседании экспертной комиссии, составляется протокол заседания. Только после этого можно приступать к процедуре уничтожения документов. Нередко для этого прибегают к помощи сторонней организации, так как утилизировать на самом предприятии большое количество дел практически невозможно.